Ottimizzare il tempo

Gestire il tempo significa rilassarsi, comprendere e agire. In questa frase è racchiusa l'intera essenza di tutti i ragionamenti che possiamo fare su come ottimizzare le ore del giorno e riuscire a trovare maggior spazio da dedicare alla vita vera, non a quell'imitazione di esistenza che chiamiamo “lavorare”.

In questo articolo approfondisco 5 tecniche inedite sulla gestione del tempo, cioè strategie molto utili per riordinare la propria vita, portare a compimento gli obiettivi quotidiani e riuscire un po' alla volta a chiudere anche i progetti più ambiziosi, che richiedono costanza e dedizione.

Il tempo è l'unica risorsa che ogni uomo ha in egual misura, indipendentemente da quanti soldi possiede o dallo stato sociale, non può essere comprato ne venduto, o meglio, possiamo essere pagati o pagare qualcuno perché ci dedichi il suo tempo, ma non possiamo acquistare i minuti di un'altra persona in modo da vivere di più o avere giornate più lunghe.

A tal proposito ricordo di aver visto un film piuttosto interessante sull'argomento, s'intitola “In Time” e ipotizza un futuro dove le persone, per il lavoro che svolgono, vengono pagate in tempo. Se finisci il tempo muori, pertanto nessuno è libero, tutti devono lavorare, soltanto che il sistema è appositamente studiato per fare in modo che i poveri rimangano costantemente a corto di tempo. Ecco il trailer.

Il tempo è una risorsa molto preziosa, ci preoccupiamo di come risparmiare soldi ma mai di come risparmiare tempo, eppure tutti i miliardi del mondo non valgono un secondo del nostro tempo. Ritengo che sia estremamente importante sapersi organizzare bene la vita in modo che le nostre giornate siano molto più lunghe e profittevoli di quelle della media delle persone, perché è proprio questo che fa la differenza tra chi riuscirà a concretizzare i propri sogni e cambiare vita e chi invece è destinato a perdurare nello stato di schiavitù in cui si ritrova.

In rete si trovano molte strategie sulla gestione del tempo, ma moltissime mi danno l'impressione di essere solo chiacchiere e di non trovare applicazione concreta nel quotidiano; oggi vorrei invece provare a mettere nero su bianco 5 idee che nell'ultimo anno ho personalmente applicato alla mia vita e che mi stanno aiutando a portare a termine un grosso progetto parallelo a smetteredilavorare.it, di cui parlerò a breve.

Iniziamo con l'osservare questo grafico a "torta".

Nonostante il giorno sia composto di 24 ore, il tempo libero è limitato a solo 5 ore, una percentuale molto bassa sopratutto se consideriamo che mediamente 3 di queste 5 le passiamo davanti alla televisione. E' quindi molto importante imparare ad ottimizzare il tempo per evitare che le giornate ci scivolino come sabbia tra le dita e ritrovarci tra qualche anno a rimpiangere di aver buttato via la nostra vita. Essere in grado di gestire bene il proprio tempo significa trovare lo spazio necessario per mettere in piedi un progetto serio, che ci porti alla liberazione dalla schiavitù e all'emancipazione personale.

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Per Ottimizzare il Tempo è molto importante imparare ad ottimizzare gli spazi, ovvero sfruttare i nostri spostamenti per compiere più azioni contemporaneamente. Il famoso detto “Chi non ha testa ha gambe” ricalca esattamente questo concetto e si riferisce alla necessità di ripetere più volte azioni che potrebbero essere evitate se solo avessimo ragionato con attenzione prima di agire.

Facciamo subito alcuni esempi: Se mi devo recare al supermercato per fare la spesa avrò bisogno di una certa quantità di tempo per spostarmi e raggiungere il negozio, nei giorni a venire potrei avere bisogno di tornare in città per svolgere altre commissioni, magari proprio presso uffici o esercizi che si trovano lungo il percorso da casa al supermercato. Possiamo gestire bene il nostro tempo accorpando tutte queste necessità, cioè facendo oggi quello che avevamo previsto di fare nei giorni successivi, in modo da non perdere il tempo necessario agli spostamenti. Questo esempio è abbastanza banale, ma l'ho voluto citare solo per portare questa strategia ad un livello superiore, ovvero applicarla a tutte le piccole azioni che compiamo ogni giorno: vediamo come.

Se devo portare la spazzatura dalla cucina alla cantina, lungo il breve tragitto ci sono decine di potenziali azioni che possiamo compiere per sfruttare lo spazio, ad esempio può essere l'occasione per riportare nello scantinato qualche oggetto che non utilizziamo, oppure trasportare la scopa e approfittarne per dare una spazzata alle scale. Se lungo il tragitto ci sono dei vasi contenenti piante possiamo portare con noi una brocca d'acqua e annaffiarle, e se la cantina confina con il garage valutare se c'è qualche oggetto che dobbiamo recuperare dalla macchina.

Possono sembrare gesti insignificanti, ma se smettiamo di agire per singolo obiettivo e impariamo a ragionare a gruppi d'azioni, impiegheremo molto meno tempo per ottenere gli stessi risultati. E' una forma mentale organizzative molto potente, col tempo diventa quasi uno stile di vita e permette alle persone di essere sempre un passo avanti e migliorare la propria gestione del tempo.

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Il ragionamento sullo “spazio” ci porta subito ad una riflessione sull'importanza di fare le cose nel giusto ordine: Quando cuciniamo gli spaghetti riteniamo piuttosto ovvio, come prima azione, mettere a bollire l'acqua e poi, mentre questa si riscalda lentamente, preparare la salsa di pomodoro. Questo esempio ci fa intuire l'importanza di fare prima tutte quelle azioni che, una volta avviate, non necessitano più della nostra attenzione, ma ci lasciano liberi di farne altre.

Riuscire a svolgere più compiti contemporaneamente è un concetto che sta alla base di una perfetta gestione del tempo, ed è l'unico che ci permette (virtualmente) di avere a disposizione più tempo degli altri.

Quando mi sveglio come prima cosa accendo il portatile, perchè so che impiegherà almeno un paio di minuti per avviarsi completamente, nel frattempo preparo il caffè e metto a riscaldare il latte. Mentre aspetto che la colazione sia pronta apro il browser e tutte i siti che solitamente consulto, e poi avvio il documento Word contenente l'articolo che sto scrivendo. Leggo fino a quando la colazione non è calda, preparo il caffè latte e mangio mentre proseguo nella lettura. Ho eseguito numerose azioni contemporaneamente dando il “la” alla mia giornata in circa 15 minuti; se avessi fatto prima colazione, poi avviato il portatile e solo alla fine iniziato a leggere, avrei probabilmente impiegato il triplo del tempo.

Se s'inizia a ragionare nell'ottica di fare più cose contemporaneamente ottimizzando i tempi d'attesa, si possono collezionare svariati ritagli di tempo che, messi uno accanto all'altro, ci aiutano ad avere giornate estremamente produttive e molto più tempo libero.    

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Una forma mentale che permette una snella gestione del tempo è quella di essere mentalmente sempre un passo avanti rispetto all'azione che stiamo compiendo in questo momento. Nel normale agire si fa un'azione per volta e quando si ha concluso si ragiona su cos'altro c'è da fare. Per migliorare l'organizzazione del nostro tempo dobbiamo programmare mentalmente il passo successivo proprio mentre siamo ultimando quello corrente, in modo da tagliare tutti i tempi morti.

Sembra complesso, ma basta poco per instaurare questo meccanismo e trasformarlo in un'abitudine del tutto automatica, si tratta solo di concentrarsi su ciò che abbiamo in programma e ragionare sulla prossima mossa prima di terminare quella precedente. 

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A cosa serve ottimizzate lo spazio ed organizzare ogni singola azione, se poi ci ritroviamo a fare i conti con lunghi tempi morti? Le persone adottano più o meno tutte gli stessi ritmi, si alzano ad ore simili, si recano al lavoro al mattino presto, vanno in pausa pranzo alla medesima ora e poi tornano a casa dopo le 17. Anche nei week-end i ritmi sono sincronizzati: si cerca di dormire qualche ora in più, si fa shopping nel pomeriggio, si va al cinema e si cena fuori. Il risultato di questa omologazione nei comportamenti è l'ammassarsi delle persone nei medesimi luoghi e nelle medesime ore del giorno, abitudine che causa (ad esempio) le file alle poste, le lunghe code dovute ai rientri dalle gite o dalle ferie, e più in generale tutti quei tempi d'attesa che sono nemici di una virtuosa gestione del tempo.

Se iniziamo ad agire controcorrente e pensare fuori dagli schemi, avremo l'opportunità di limitare questo immenso spreco di tempo: è sufficiente ragionare sui comportamenti delle masse per prevedere il loro comportamento ed evitare di ritrovarsi a fare i conti con indesiderati tempi d'attesa. Se possiamo rechiamoci nei pubblici uffici in pieno orario lavorativo, ci basterà un'ora di permesso perché non troveremo file, nel week-end evitiamo di metterci in marcia in tarda mattinata, prediligiamo partenze all'alba e ritorni anticipati. Scegliamo tragitti più lunghi ma meno trafficati, meglio fare qualche chilometro in più ma di strada scorrevole che restare bloccati in tangenziale per ore. Acquistiamo più che possiamo su internet così da evitare la ressa dei centri commerciali, andiamo a fare la spesa in pausa pranzo invece che il venerdì dopo lavoro, quando tutti si preparano per il week-end.

Non è difficile, si tratta solo di riflettere su quei comportamenti che assumiamo in modo automatico e cambiarli affinché ci aiutino a gestire bene il tempo. Infine, se proprio non abbiamo soluzioni, impariamo a sfruttare i tempi d'attesa: oggi grazie alla tecnologia possiamo organizzarci meglio la vita, un e-book reader ci permette di avere decine di libri tra cui scegliere mentre facciamo la fila dal medico, un piccolo portatile di lavorare sul treno o sull'autobus, un lettore mp3 di ascoltare audiolibri mentre siamo fermi in tangenziale. 

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Porteremmo riassumere queste 5 regole sulla gestione del tempo in un'unica parola: organizzazione. Essere persone organizzate significa smettere di essere sempre in affanno e dover correre per ottenere gli stessi risultati di chi applica una saggia amministrazione del tempo.

Incominciamo con l'applicare questi consigli nei piccoli gesti quotidiani e scopriremo che dopo poco tempo saremo in grado di eseguire ragionamenti molto più ampi e strutturare in modo ottimale le giornate. Non confondiamo questa strategia con una maniacale ricerca della perfezione, non è necessario rovinarsi la vita passando il tempo a pianificare ogni nostra mossa, si tratta semplicemente di avere un'ampia visione di ciò che abbiamo da fare ed incastrare tutti i tasselli in modo da portare a compimento i nostri obiettivi nel modo più efficiente possibile.

Solo così troveremo il tempo che oggi ci manca per confezionare il progetto di cambiamento che abbiamo in testa, recuperando tempo prezioso.