Dove trovare più tempo per un progetto

Ogni promessa è debito, ammesso che ve ne freghi qualcosa delle mie promesse ;) e, come avevo anticipato, ho deciso di iniziare a capire come si possa trovare il tempo per portare avanti con costanza un progetto volto a cambiare vita. Nella frenesia quotidiana, seppelliti dall'incredibile quantità di doveri a cui siamo chiamati a rispondere, non è facile ritagliarsi un po' di tempo per perseverare nei nostri intenti di cambiamento.

In questo articolo spiego quello che ho scoperto ricercando le migliori tecniche per recuperare qualche ora nell'arco della giornata, da dedicare alle nostre passioni, regalandovi un piccolo calendario stampabile, utile per monitorare l'andamento del nostro programma di cambiamento.

Considerando che la maggior parte di noi lavora dalle 8 alle 10 ore al giorno, torna a casa sfinito e con pochissima voglia di rimboccarsi le maniche, è comprensibile che si abbia difficoltà nel trovare la giusta motivazione per mettere in moto il meccanismo di cambiamento. Sdraiarsi sul divano a guardare la TV o passare la serata a cazzeggiare con il tablet su Facebook, è di gran lunga più invitate che darsi da fare per altre due o tre ore.

Per questo motivo serve iniziare a ragionare in modo differente, osservare la nostra giornata da un nuovo punto di vista organizzativo, attuando un semplice piano d'azione. Ci serve comprendere:

Nell'arco della giornata ci sono svariati momenti morti, durante i quali compiamo azioni che possono essere eseguite in contemporanea con quelle che ci servono per cambiare vita. Se riusciamo a fare più cose contemporaneamente, abbiamo trovato nuovo tempo da sfruttare. Inoltre può essere importante riorganizzare le attività, in modo da rendere maggiormente produttive le nostre azioni, permettendoci di fare di più in meno tempo.

L'altro aspetto è naturalmente quello di delineare un piano d'azione, cioè stabilire gli obiettivi e capire di quanto tempo (ogni giorno) necessitiamo, al fine di raggiungere un determinato risultato entro una certa data.

Entrambe queste pratiche, che spesso tendiamo a snobbare, agendo senza una vera strategia, sono assolutamente indispensabili e vanno soddisfatte appieno, prima di iniziare a fare qualsiasi cosa. Capisco che la voglia di iniziare un progetto sia tanta, ma senza una strategia c'è il forte rischio di ritrovarsi, dopo pochi giorni, a mollare tutto. E' facile agire fintanto che c'è l'entusiasmo iniziale, ma questo è matematico che svanirà, lasciandoci da soli con la nostra forza di volontà, che molto spesso non basta, a meno che non si abbia previsto tutto prima.

Andiamo quindi a scoprire insieme come si trova il tempo e la forza di fare qualsiasi cosa, semplicemente seguendo i due passaggi che ho qui accennato.

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Il primo passo da eseguire è dormire; sembra un consiglio banale, ma se prendiamo l'abitudine di dormire almeno 8 ore a notte, avremo molte più energie per sfruttare al meglio la giornata. Ogni giorno vado a letto alle 22.00 e mi alzo alle 6.00, così da sfruttare almeno un'ora in più al mattino, prima di recarmi al lavoro.

Una piccola strategia per trovare un po' di tempo in più può essere quella di preparare, la sera, tutto il necessario alla colazione, quindi il caffè già sul gas, la tovaglia, la tazzina, i biscotti e il pane già pronti sul tavolo. Si ruba qualche minuto alla sera, ma lo si ritrova al mattino, quando la voglia di fare, soprattutto appena alzati, non è proprio al massimo.

Prima di andare a letto è importante fare una brevissima pianificazione (anche solo mentale) della giornata seguente, in modo da delineare le cose importanti da fare e quando farle. Ad esempio possiamo stabilire di lavorare al nostro progetto dalle 6.00 alle 7.00, poi recarci al lavoro, valutare se possiamo pranzare rapidamente o se abbiamo qualche appuntamento di lavoro, e quindi a che ora possiamo staccare e quali impegni (commissioni, cena ecc.) ci separano dal riprendere il nostro progetto. Se, ad esempio, valutiamo che alle 21.00 possiamo aver terminato le ingenze della giornata, decideremo di dedicarci al nostro hobby almeno fino alle 22.00.

In questo modo, se dovesse capitare un imprevisto o un impegno extra, potremmo valutare con lucidità se abbiamo il tempo anche per quell'attività, o se ci conviene trascurarla perché rischia di sottrarre tempo alle cose più importanti.

Inoltre, per trovare il tempo necessario al progetto di cambiamento che abbiamo in testa, possiamo sfruttare numerosi momenti morti della giornata. Ricordo di aver letto che un noto blogger italiano, costretto spesso a lunghe code sulla tangenziale di Milano, sfruttava quel tempo per ascoltare audio-libri sulle tematiche che poi avrebbe trattato nei suoi articoli. Questo spunto può essere utile a molti, perché una parte indispensabile di ogni progetto, è il documentarsi a fondo sui temi che ci interessano; la conoscenza approfondita degli argomenti è quel fattore che fa la differenza tra un cambiamento che ha possibilità di successo e un fallimento assicurato. Un qualsiasi e-book reader (ad esempio il Kindle di Amazon, che costa molto poco ed è facilmente trasportabile) può trasformare ogni momento d'attesa in tempo recuperato e sfruttato per informarsi. Si pensi alle innumerevoli volte in cui siamo in coda alle poste, in tangenziale, stiamo aspettando l'autobus, il treno o la metro, viaggiamo, andiamo al bagno, aspettiamo gli altri o pranziamo/ceniamo da soli; sono tutti esempi di situazioni dove si può "trovare nuovo tempo" da utilizzare.

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Ho accennato all'importanza di pianificare bene il proprio lavoro; se si trova il tempo di stabilire una piccola strategia, si diventa certamente più produttivi. Ci sono sostanzialmente due modi per organizzare meglio le nostre attività, il primo è quello di decidere prima cosa fare ogni giorno, il secondo è di entrare nel dettaglio di ogni singola azione, e strutturarla più profondamente, per giocarsi al meglio anche il singolo minuto.

Ad esempio, in questo momento sono le 6.50 del mattino, per circa 40 minuti ho scritto questo articolo e, siccome ne pubblico uno ogni 4 giorni, ed ogni articolo è di circa 3 pagine di word, so che se scrivo 1 pagina al giorno, in 3 giorni ho terminato, lavorando molto poco e lasciandomi un giorno di margine per la rilettura, la correzione, l'impaginatura ed eventualmente per ricercare idee sul prossimo argomento che tratterò. Nonostante sia gennaio, so che a giugno andrò in vacanza, quindi come farò a rispettare la regola di un articolo ogni 4 giorni, se in vacanza non farò nulla? E' semplice, il prossimo articolo che pubblicherò non è quello che sto scrivendo ora, ma uno dei quattro che ho già preparato e che sono da tempo pronti per essere pubblicati. In questo modo posso affrontare qualsiasi imprevisto che non mi permettesse di scrivere per alcuni giorni, visto che i prossimi quattro scritti sono già in bozza.

La stessa idea può essere applicata a qualunque attività, se la nostra fonte di reddito alternativa consiste nel produrre borsette con gli scarti industriali, ci si pone (ad esempio) come obiettivo quello di partecipare alla tal fiera del riciclo, e si stabilisce quanto occorre lavorare ogni giorno per arrivare a quella data con un certo numero di pezzi pronti. In questo modo si vince il panico di non farcela, si distribuisce il carico di lavoro in modo equo tra le giornate e si può decidere di dare di più in determinati momenti, se prevediamo che il tal giorno non troveremo il tempo, perché occupati in altro.

A questo punto si va più nel profondo e si suddividono meglio i minuti di lavoro quotidiano, secondo una proporzione che aiuta la concentrazione e, al contempo, non ci sottopone ad inutile stress. Nel momento preciso in cui decidiamo di dedicarci al nostro progetto, facciamolo per 30 minuti consecutivi, senza mai fermarci e senza pensare ad altro. Se possibile spegniamo ogni fonte di distrazione, niente cellulare, televisione ed internet. I primi 30 minuti sono oro puro, siamo freschi e la nostra concentrazione è al massimo. Alcuni studi dimostrano, che dopo 30 minuti la concentrazione decade, quindi prevediamo una pausa di 5 o 10 minuti, e poi riprendiamo per altri 30.

Un'ora al giorno può essere più che sufficiente se sfruttata bene, soprattutto se questo tempo lo si trova di primo mattino, non stressiamoci troppo, iniziamo con questo approccio soft e valutiamo quanto riusciamo a produrre, dopo pochi giorni capiremo da soli se stiamo facendo abbastanza o se occorre darsi da fare maggiormente.

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Per motivarci nella realizzazione dei nostri obiettivi e tenere traccia di quanto tempo troviamo ogni giorno per attuare il cambiamento, ho deciso di realizzare un calendario in word, stampabile a diverse dimensioni (A4, A3 ecc.) che riporta tutti i giorni dell'anno e un piccolo spazio dove possiamo indicare il numeretto di ore che abbiamo dedicato al nostro progetto parallelo.

Possiamo appenderlo sul frigorifero, vicino alla porta di casa, in ufficio o nel luogo che più ci sembra consono, io lo tengo sul muro di fianco al portatile sul quale ogni mattina lavoro; lo consulto mentre intingo il pane vecchio nel caffè latte, confronto le ore della settimana prima con quelle attuali, conto i giorni che mancano alla prossima pubblicazione, coloro i giorni in cui prevedo di non riuscire a trovare il tempo per i miei hobbies.

Scarica gestione-del-tempo-2014.doc il calendario formato Word.

Il suo scopo è prettamente psicologico, serve ad invogliarci a fare; tra qualche mese, quando osserveremo soddisfatti la fila di numerelli che abbiamo meticolosamente segnato, giorno dopo giorno, saremo orgogliosamente stupiti di quanta forza siamo stati capaci di trovare e di che soddisfazione si prova nell'aver tenuto fede ad un patto fatto con noi stessi.

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Iniziamo così questo nuovo anno, con un (spero) utile incentivo a rimboccarsi le maniche e a fare in modo che il 2014 non sia l'ennesimo trionfo della pigrizia e della stasi, perché ognuno di noi sa che, se lo vuole, trova il tempo per il proprio personale cambio di vita.

Il cambiamento, quello ragionato che ha la più alta probabilità di successo, è un processo lento, che si attua lavorando giorno dopo giorno, ora dopo ora, con costanza e determinazione e che parte inevitabilmente dalla ricerca del tempo, l'unico bene che ogni uomo possiede in egual misura.