Come Organizzare la Giornata per Fare Tutto

giornate ben organizzate
organizzarsi nel quotidiano
Ci sono tante tecniche per organizzare la giornata al meglio e riuscire a fare tutto quello che ci siamo prefissati. Ne ho provate davvero tante prima di affinare il mio personale metodo per riuscire a sfruttare al massimo le giornate e fare il doppio di ciò che si riesce a fare normalmente.

Visto che per smettere di lavorare abbiamo bisogno di un periodo preparatorio nel quale, a fianco del nostro comune lavoro, costruiremo qualcosa di nostro che ci permetterà di vivere senza vincoli e senza nessuno che ci comandi, abbiamo bisogno di un metodo infallibile per usare molto bene il nostro tempo. Oggi vi racconto il mio metodo.


Non ho tempo


Se dico che la maggior parte di noi non ha tempo per fare tutto ciò che vorrebbe, penso proprio di incarnare il pensiero di quasi tutti coloro che stanno leggendo questo articolo. La stragrande maggioranza del tempo lo trascorriamo lavorando, un'altra bella fetta bloccati nel traffico o a cercare parcheggio e ciò che rimane è appena sufficiente per fare qualche commissione, cenare e rilassarsi.

Sembra proprio che nella giornata non ci sia tempo per fare molto, eppure esistono persone che realizzano i propri sogni e riescono a fare tantissime cose. Ci siamo mai chiesti come facciano? Il tempo è una risorsa incomprimibile ed uguale per tutti, per cui è evidente che chi riesce a trovare il tempo di fare tutto ciò che desidera, conosce il segreto per organizzarsi in modo tale da fare le cose in meno tempo, in modo da riuscire a farne di più.

Il segreto è proprio questo: per fare tante cose è sufficiente organizzare bene ogni nostra giornata; per raggiungere tale obiettivo non dobbiamo fare altro che affrontare il quotidiano con un metodo preciso che si sviluppa attraverso 4 passi fondamentali.

1 Definire gli obiettivi quotidiani

Ogni mattina cerchiamo di alzarci anche solo 10 minuti prima degli altri e mentre facciamo colazione in santa pace, facciamo una lista mentale delle cose che vorremmo fare nell'arco della giornata. Visto che la maggior parte di noi fa colazione mentre guarda il cellulare, usiamo una app tipo "to do list" (lista di cose da fare) per scrivere una lista di ciò che abbiamo intenzione di fare, in modo tale da poterla consultare velocemente e non dimenticarci niente. "Lista degli impegni", "Todolist" o "Any.DO" sono tre esempi di app tutte molo buone da provare.

E' molto importante che questa lista sia concreta, cioè che si possa concludere veramente nell'arco della giornata, perché altrimenti fare una lista lunghissima alla quale certamente non terremo fede è un inutile spreco di tempo. Una lista ad esempio potrebbe essere la seguente.

  • Chiamare il cliente X
  • Mandare il report al direttore
  • Terminare il documento Y
  • Telefonare all'ufficio Z per informazioni
  • Iscrivere il piccolo alla scuola materna
  • Portare l'auto dal gommista
  • Fare la spesa
  • Prendere l'aperitivo con B.
  • Telefonare all'amica per organizzare il compleanno di X

Molto spesso poi ci dimentichiamo di fare cose importanti e visto che gli impegni non scompaiono, giorno dopo giorno li ritroveremo lì ad aspettarci e a creare confusione nella nostra testa. Col tempo ci agitiamo e preoccupiamo per la coda di cose da fare che si sta accumulando, per cui perdiamo di lucidità e non siamo efficaci in ciò che facciamo. Se, malauguratamente, ci trovassimo già in questa situazione, allora manteniamo la calma e iniziamo ad organizzare le nostre giornate come nulla fosse; agitarsi infatti non serve a niente e l'unico modo per uscire da questa situazione è mettere in ordine le cose, fare una lista che comprenda solo alcune di esse, ed iniziare a farle una ad una. In un giorno non possiamo recuperare tutti gli arretrati, ma se la nostra settimana sarà ben organizzata, un po' alla volta e in modo sereno recupereremo tutto.

2 Dare una tempistica ad ogni azione


Ora che abbiamo una lista di cose da fare durante la giornata, è arrivato il momento di stabilire un orario per ogni azione. Ricordiamoci sempre che voler fare troppo equivale alla certezza di lasciare indietro qualcosa, e quindi generare confusione, ritardi e altri problemi, per cui diamo tempistiche reali e con un buon margine di errore. Nelle nostre giornate ci saranno certamente imprevisti, per cui evitiamo di incastrare tutto alla perfezione perché altrimenti sforeremo. La prima voce della lista (Chiamare il cliente X), ad esempio, può avere un orario di inizio, ma come possiamo essere certi di cavarcela in 5 o 10 minuti? Il cliente potrebbe tenerci occupati per più tempo, per cui non siamo troppo severi con le tempistiche.

  • 9.00 - Chiamare il cliente X
  • 10.00 - Mandare il report al direttore
  • 10.30 - Terminare il documento Y
  • 12.00 - Telefonare all'ufficio Z per informazioni
  • 14.00 - Iscrivere il piccolo alla scuola materna
  • 17.30 - Portare l'auto dal gommista
  • 18.30 - Fare la spesa
  • 19.00 - Prendere l'aperitivo con B.
  • 21.00 - Telefonare all'amica per organizzare il compleanno di X

Dalla lista si evince chiaramente che l'inizio di ogni attività dovrebbe in qualche modo sancire il termine dell'attività precedente, anche se talvolta alcune voci riguardano piccole azioni che interrompono temporaneamente un'attività più importante. Ad esempio alle 10.30 inizieremo a lavorare al documento, ma ci lavoreremo fino alle 17.30 e nel frattempo telefoneremo all'ufficio Z e iscriveremo il figlio al nido. La lista quindi organizza la giornata, ma funge anche da "reminder" per non scordarsi niente, per questo motivo cerchiamo di essere molto elastici sulle tempistiche.

Software di "to do list", o anche il semplice utilizzo di Google calendar su smartphone, hanno sistemi di "alert" che ci inviano una notifica sonora quando dobbiamo fare qualcosa. Spendere 10 minuti ogni mattina per organizzare la giornata e impostare alcuni reminder si rivelerà poi un grosso valore aggiunto.



3 Eliminare l'inutile


Quando s'inizia a creare un programma giornaliero, dopo qualche giorno ci potremmo accorgere di avere moltissimo da fare e non riuscire comunque a portare a termine tutto ciò che c'eravamo prefissati. Questa condizione è abbastanza normale ed è dovuta ad una quantità spropositata di cose inutili che ogni giorno facciamo e che dobbiamo imparare a "sacrificare". Manteniamo la nostra lista il più snella possibile, imponendoci di fare solo ciò che è realmente importante. Si tratta di scelte che alle volte richiedono delle rinunce o ci obbligano a trascurare delle persone, ma è una pratica positiva, perché ridurre tutto all'essenziale è il modo migliore per rimuovere gran parte di quella complessità che nella vita crea solo disordine e non ci permette di concentrarci sulle cose che contano.

Ricordiamoci sempre che meno cose possediamo, meno problemi avremo e meno cose facciamo più tempo "di qualità" dedicheremo a quelle realmente importanti.

Nella nostra lista ad esempio possiamo scegliere di rimuovere "19.00 - Prendere l'aperitivo con B." perché magari questa persona non è così importante, oppure "12.00 - Telefonare all'ufficio Z per informazioni" perché magari si tratta di info del tutto superflue. Cerchiamo di essere molto risoluti e onesti con noi stessi, perché non tutto ciò che facciamo o desideriamo sono realmente essenziali nella vita.

4 Migliorare l'ambiente


Soprattutto mentre stiamo lavorando, scrivendo, studiando o facendo qualcosa che richiede concentrazione è molto importante eliminare tutte quelle le distrazioni che ci impediscono di concentrarci ed usare al meglio il nostro tempo. Sembra banale, ma conosco persone che guardano il cellulare, Whatsapp, Snapchat o Facebook ogni due minuti, oppure che sono soliti studiare o leggere con la TV accesa. Questo modo di fare dilata immensamente i tempi, perché quando si è concentrati su un'unica cosa la si conclude rapidamente, mente quando si è distratti la si fa male e si impiega il triplo del tempo.

Per risolvere questo problema utilizziamo la tecnica dei 25 minuti. Imponiamoci un'azione continuata di 25 minuti, senza distrazione alcuna, spegnendo il cellulare e rimanendo il più possibile isolati da tutti, resistendo ad ogni tentazione. Ogni 25 minuti prendiamoci una pausa di 5 minuti per rilassare il cervello, durante la quale facciamo ciò che vogliamo. Guarderemo il cellulare, faremo un giro per la casa, andremo a prendere un caffè ecc. ma solo per 5 minuti, poi ricominciamo per altri 25 minuti e via dicendo. Così facendo ci renderemo presto conto che porteremo a termine rapidamente tutto ciò che ci siamo imposti di fare, e che il tempo necessario per fare le cose si è drasticamente ridotto.

Un'ottima idea per ridurre al massimo le distrazioni è anche quella di lavorare in una stanza o su una scrivania il più "spoglia" e ordinata possibile. Anche un foglietto di appunti buttato lì, una rivista, un poster o l'immondizia nel cestino possono essere fonti di distrazione: meno c'è meno rischieremo di farci distrarre, per cui teniamo ordinato e "minimale" l'ambiente in cui ci troviamo, compresa la nostra casa.

Conclusioni


La vita che conduciamo e frenetica e il tempo scarseggia già di suo, se poi a tutto questo aggiungiamo le continue distrazioni che provengono dall'esterno e che ci impediscono di mettere in fila le cose e concentrarci su ciò che dobbiamo fare, ecco pronta la ricetta per un'esistenza nella quale non troveremo mai il tempo per ciò che desideriamo. Riuscire ad organizzare la propria giornata per fare tutto ciò che vogliamo è un problema piuttosto diffuso, per questo serve appoggiarsi ad un metodo e a delle regole che rendano più efficace ogni nostra azione.

In questo articolo ho cercato di spiegare il metodo che ho utilizzato per molto tempo, quando avevo bisogno di portare avanti il progetto "smettere di lavorare" e al contempo lavorare. Spero che questi spunti siano utili e possano aiutare tanti ad organizzarsi per realizzare tutto ciò che desiderano.

2 commenti:

  1. Un buon post che rispecchia il reale. Personalmente pur con impegno riesco a concludere quasi sempre tutto entro i termini prefissati. Trovo utile anch'io l'eliminazione delle distrazioni e l'essenzialità, non faccio però una lista ogni giorno, mettendo solo gli appuntamenti irrinunciabili come visite mediche e similari. Il resto ... un bel respiro e con tanta libertà cerco di capire quando la vita ha deciso di mettere quegli appuntamenti

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  2. Il Tempo è un Amico
    e a tutti gli Amici occorre dedicargli del tempo
    ecco perchè è importante la Pianificazione!
    Fred

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